Business Process Management

Il Business process management è l’insieme di attività necessarie per definire, ottimizzare, monitorare e integrare i processi aziendali, al fine di creare un processo orientato a rendere efficiente ed efficace il business dell’azienda.

Il BPM è una via intermedia fra la gestione d’impresa e l’Information Technology, ed è riferito a processi operativi, che interessano variabili quantitative e sono ripetuti su grandi volumi quotidianamente. Un processo del genere è adatto all’automazione, mentre i processi di carattere strategico-decisionale utilizzano la tecnologia come un supporto che difficilmente può sostituire l’attività umana.

Il BPM differisce dal BPR (Business Process Re-engineering), che toccò la sua massima diffusione negli anni novanta, perché mira ad un miglioramento incrementale dei processi, mentre il secondo ad un miglioramento radicale.

I software di BPM dovrebbero velocizzare e semplificare la gestione e il miglioramento dei processi aziendali. Per ottenere questi obiettivi, un software di BPM deve monitorare l’esecuzione dei processi, consentire ai manager di fare analisi e cambiare tecnologia e organizzazione sulla base di dati concreti, piuttosto che in base ad opinioni soggettive.

Tali operazioni sono talora svolte da software differenti che comunicano tra loro, da programmi che misurano i dati e altri che contengono la descrizione dei processi “aggiornabile” con i dati dell’operatività. I programmi che si occupano della rilevazione degli indicatori di prestazione chiave (KPI) forniscono dei resoconti sintetici sull’operatività dei processi, e consentono un dettaglio dell’indicatore che può arrivare dal globale della società al singolo operatore/macchina.

I maggiori software di Business Process Modeling consentono di modellare i processi definendo i relativi attori, attività e applicazioni coinvolte. A questi oggetti possono essere aggiunte grandezze quantitative come indicatori di rischio e misure dell’efficienza dei relativi controlli, oppure indicatori di performance i cui valori sono alimentati da applicativi esterni.

Tanto maggiori sono il numero e la varietà di attori coinvolti nei processi tanto lo è il beneficio che trae l’azienda da una definizione strutturata e puntuale dei medesimi.

Una metodologia corretta per progettare ed implementare la gestione dei processi può essere così sintetizzata:

1. Identificazione del processo analizzato
2. Definizione dei confini (processi fornitori – processi clienti)
3. Definizione di input e output scambiati tra gli attori del processo
4. Definizione delle attività e delle relative procedure che ne regolano lo svolgimento
5. Analisi dei tempi (durata delle attività)
6. Definizione delle prestazioni attese (indici di valutazione)
7. Definizione delle responsabilità di processo

Un applicativo software che ho trovato particolarmente interessante è rappresentato da BIZAGI; il tool di modellazione (in pratica il programma per “disegnare” i processi) è gratuito ed esiste anche la versione italiana.