Un nuovo Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri (1) prevede la durata almeno ventennale delle marche temporali e amplia la validità nel tempo della firma digitale.
APPROFONDIMENTI
Marca temporale
La marca temporale è il sistema che permette di attribuire ad un documento informatico una data ed un orario certo ed opponibile a terzi (2).
Prima della modifica in oggetto, i soggetti certificatori erano tenuti a conservare le marche temporali all’interno di un apposito archivio informatico per un periodo non inferiore a cinque anni.
La sua validità era direttamente collegata al periodo di conservazione: superati i cinque anni i documenti cui era stata apposta una marca temporale rischiavano quindi di perdere rilevanza civilistico/fiscale.
Per effetto della modifica normativa, le marche temporali devono essere conservate per un periodo non inferiore ai 20 anni a cura dei certificatori accreditati che le hanno emesse, ovvero, su richiesta dell’interessato, per un periodo maggiore (3).
Firma digitale
La validità della firma digitale elettronica veniva subordinata al periodo di validità dello specifico certificato qualificato, fissato di norma in tre anni.
Per effetto della recente modifica normativa, la firma digitale risulti sempre valida, anche nel caso in cui il relativo certificato qualificato risulti scaduto, revocato o sospeso, purché tale firma sia associabile ad un riferimento temporale opponibile a terzi che la collochi in un momento precedente alla scadenza (4).
Riferimenti temporali opponibili ai terzi
Sono riferimenti temporali opponibili ai terzi (5), e quindi costituiscono validazione temporale di un documento informatico:
- la marca temporale;
- il riferimento temporale apposto sul giornale di controllo da un certificatore accreditato, secondo quanto indicato nel proprio manuale operativo;
- il riferimento temporale contenuto nella segnatura di protocollo ad opera della PA;
- il riferimento temporale ottenuto attraverso la procedura di conservazione dei documenti in conformità alle norme vigenti, ad opera di un pubblico ufficiale o di una pubblica amministrazione;
- il riferimento temporale ottenuto attraverso l’utilizzo di posta elettronica certificata;
- il riferimento temporale ottenuto attraverso l’utilizzo della marcatura postale elettronica (mezzo ancora da attuarsi).
Il nuovo decreto entrerà in vigore il 2 dicembre 2009.
Vantaggi per le aziende
Dal punto di vista pratico, la marca temporale – o altro riferimento temporale – apposta ad un documento informatico firmato digitalmente lo rende valido nel tempo, garantendo i requisiti della sottoscrizione, inalterabilità ed integrità (grazie alla firma digitale) e della data certa (grazie alla marca temporale o altre validazioni temporali).
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