Il decreto legge “anticrisi”, contenente modifiche alle attuali disposizioni sull’utilizzo delle caselle di posta elettronica certificata (denominata brevemente “PEC”), è stato convertito dalla Legge 28 gennaio 2009, n. 2. Pertanto, viene confermato che dal 29 novembre 2008 tutte le nuove imprese costituite in forma societaria, in sede di prima iscrizione, sono obbligate a comunicare al Registro delle imprese il proprio indirizzo di posta elettronica certificata (PEC). Le società già esistenti, invece, devono adempiere a quest’obbligo entro il 29 novembre 2011.
Il decreto ha inoltre semplificato le disposizioni del codice dell’amministrazione digitale sulle copie informatiche dei documenti cartacei.
APPROFONDIMENTI
Indicazione obbligatoria della PEC e suo utilizzo
La conversione in legge con modifiche del D.L. n. 185 del 2008 ha reso ancor più chiara la volontà del legislatore di introdurre un obbligo generalizzato per le società non solo di dotarsi di casella di posta elettronica certificata, ma anche di farne concretro utilizzo.
E’ stato così confermato l’obbligo imposto a tutte le imprese costituite in forma di società, a partire dal 29 novembre 2008, di comunicare, in fase di iscrizione al Registro imprese, anche il dato della propria casella di PEC da utilizzare per l’inoltro e la ricezione di messaggi elettronici. Per le società esistenti il termine ultimo per adeguarsi all’obbligo di iscrizione di questo dato è stato invece posto al 29 novembre 2011. L’iscrizione di questo dato è esente da diritti di segreteria ed imposta di bollo.
Per i professionisti iscritti ad un ordine o collegio viene introdotto analogo obbligo di comunicare entro il 29 novembre 2009 il proprio indirizzo di PEC al rispettivo ordine o collegio che curerà la pubblicità telematica degli stessi indirizzari. Infine, per tutte le pubbliche amministrazioni viene ribadito l’obbligo (già previsto dal codice dell’amministrazione digitale) di dotarsi di una casella PEC per ogni registro di protocollo e di comunicarla al CNIPA (l’agenzia competente per l’informatizzazione nelle p.a.) ai fini della pubblicità.
La consultazione per via telematica all’interno del registro imprese degli indirizzi di PEC delle società avverrà liberamente e senza oneri.
Abrogando specifica disposizione del vigente regolamento per l’utilizzo della PEC (4°comma dell’art. 4 del D.P.R. n. 68 del 2005), che ne condizionava l’utilizzo nei rapporti tra imprese ad una esplicita volontà dell’impresa da dichiarare all’atto di iscrizione al registro imprese (e sempre revocabile da parte della stessa impresa), la legge di conversione ha ora disposto che le comunicazioni tra società, professionisti e pubbliche amministrazioni possono essere inviate attraverso PEC (o sistema di posta elettronica equivalente) senza che il destinatario debba dichiarare la propria disponibilità ad accettarne l’utilizzo.
Valore della PEC
Si ricorda che la PEC è un sistema di posta elettronica nel quale è fornita al mittente documentazione elettronica, con valenza legale, attestante l’invio e la consegna di documenti informatici. Si tratta in definitiva di una vera e propria “raccomandata elettronica”, anzi, di notifica per mezzo posta (art. 48, 2° comma del Codice dell’amministrazione digitale – D.Lgs. n. 82 del 2005), che può essere utilizzata in alternativa alla raccomandata cartacea tradizionale. Con tale sistema si rende possibile l’invio di documenti mediante le nuove tecnologie digitali, dando validità giuridica all’inoltro nei confronti dei destinatari, sia enti pubblici che imprese private.
Copie informatiche di documenti originali
La legge ha inoltre modificato l’art. 23, 4° e 5° comma, del Codice dell’amministrazione digitale, disponendo, quale principio generale, che per tutti gli originali cartacei (anche gli originali unici) le copie informatiche, munite di firma digitale apposta da chi detiene l’originale, sostituiscano ad ogni effetto di legge gli originali. Solo con successivo decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri verranno comunque individuati gli originali cartacei unici le cui copie informatiche richiederanno, ancora, la conformità attestata mediante firma digitale del notaio od altro pubblico ufficiale.
Fonte: Confindustria PD.
Mi permetto di aggiungere solamente il tipico utilizzo che faremo di questa PEC
* Invio di ordini, contratti, fatture
* Convocazioni di Consigli, Assemblee, Giunte
* Inoltro di circolari e direttive
* Gestione delle comunicazioni ufficiali all’interno di organizzazioni articolate o a “rete” (franchising, agenti, eccetera)
* Integrazione delle trasmissioni certificate in altri prodotti come ERP, paghe e stipendi, protocollo, gestori documentali, workflow.
Volevo segnalare il servizio di posta elettronica certificata di Wineuropa, per aziende e privati.