Privacy – modelli

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Si riportano alcuni esempi di modelli utili ai fini di una corretta gestione della privacy. L’elenco non vuole essere certamente esaustivo.

Modello di annotazione sulla relazione del bilancio
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Il documento programmatico sulla sicurezza è prescritto dal disciplinare tecnico allegato al decreto legislativo 30.6.2003 (testo unico in materia di protezione dei dati personali) quale misura di sicurezza minima obbligatoria nel caso di trattamento, mediante sistemi informatici, di informazioni qualificabili, in base alla stessa legislazione, dati “sensibili” o “giudiziari”.
Nella società vengono trattati mediante il sistema informatico anche dati sensibili (e/o giudiziari) nell’ambito delle banche dati ………………………………
Pertanto, in ottemperanza all’obbligo contenuto nel punto 19 del disciplinare tecnico su richiamato, la stessa società,a cura del responsabile del trattamento ………………(è sufficiente anche individuare solo la funzione) (*), ha provveduto alla redazione/ aggiornamento dello stesso documento entro il termine del 31 marzo …..

Nel caso l’azienda intenda rivedere il suo sistema informatico è bene che stipuli con la società con cui effettua l’intervento la seguente clausola:

CLAUSOLA “CONFORMITA’” ALLE MISURE MINIME DI SICUREZZA

Il disciplinare tecnico allegato al Codice sulla privacy dispone opportunamente, nel caso di affidamento a prestatori di opera o di servizi esterni all’azienda della realizzazione di alcune misure minime di sicurezza, che lo stesso soggetto esterno dichiari che l’intervento effettuato è conforme alle disposizioni dello stesso disciplinare.
Pertanto, è opportuno che nei contratti (di fornitura, di opera, di appalto, di consulenza…) con questi prestatori esterni si precisi, con apposita clausola, che l’intervento oggetto dell’incarico dovrà garantire l’adozione di misure di sicurezza conformi alle prescrizioni del disciplinare, e che il corretto adempimento sia attestato al termine dell’attività con un’apposita “dichiarazione di conformità”.
E’ evidente che imporre contrattualmente in modo esplicito l’idoneità dell’intervento al pieno rispetto delle prescrizioni tecniche del disciplinare permette, se necessario, di contestare con maggior efficacia l’inadempimento contrattuale o la presenza di vizi o difetti riscontrati.
Si riportano un modello di clausola contrattuale e di “dichiarazione di conformità”.
Modello di clausola di “conformità” alle misure di sicurezza
Poiché l’intervento (l’opera realizzata, la fornitura di beni o di servizi,…) è diretto a realizzare in azienda un sistema informatico adeguato alle prescrizioni imposte dal disciplinare tecnico allegato al decreto legislativo n. 196/2003 sulle misure minime obbligatorie di sicurezza da adottare nel trattamento di dati personali, le prestazioni eseguite (l’opera realizzata, i beni forniti,…) dovranno essere pienamente conformi ai requisiti ed alle prescrizioni dettate dallo stesso disciplinare.
In considerazione delle possibili responsabilità di carattere penale in capo al titolare del trattamento per omessa adozione delle misure minime di sicurezza,la non conformità alle prescrizioni del disciplinare costituisce inadempimento grave.
Al termine dell’intervento (in conformità al punto 25 del disciplinare), dovrà essere rilasciato a cura del prestatore una dichiarazione che attesti la piena conformità di quanto installato al sistema di misure minime di sicurezza imposte dal disciplinare , e specificatamente ai punti …………………….

Modello di dichiarazione di “conformità”

Il sottoscritto … nella sua qualità di ( legale rappresentante, procuratore, ……) della società ……….., premesso che tra l’azienda committente …………… e la stessa società è stato concluso un contratto di ………….. per la realizzazione di ……………………..;
che tale contratto ha avuto esecuzione, avendo la società realizzato ……………………………….,
con la presente, in conformità al punto 25 del disciplinare tecnico allegato al decreto legislativo n. 196/2003 sulla protezione dei dati personali,
attesta
sotto la propria personale responsabilità che l’intervento ………………… è pienamente conforme al sistema di misure minime di sicurezza prescritte dal disciplinare tecnico e, specificatamente, ai seguenti punti …………………………………………..

data ………….. firma …………………………

per maggiori informazioni visitare il sito www.egq.it o contattare commerciale@egq.it